Hotové CRM je často správná volba na začátku
Moderní CRM platformy nabízejí širokou škálu funkcí a umožňují začít prakticky okamžitě. Pro menší firmy nebo obchodní týmy se standardním prodejním procesem představují rychlou a finančně dostupnou cestu k lepšímu řízení obchodních příležitostí.
Pokud váš obchod probíhá podle jednoduchého scénáře – získání kontaktu, vytvoření nabídky, obchodní jednání a uzavření zakázky – bývá hotové řešení plně dostačující. Výhodou je rychlé nasazení, pravidelné aktualizace i minimální vstupní investice.
Kdy univerzální řešení přestává stačit
S růstem firmy se ale často mění i její procesy. To, co na začátku fungovalo bez problémů, může po několika letech začít zaměstnance zpomalovat.
Ve společnosti 2-Advance se nejčastěji setkáváme se třemi situacemi, kdy firmy začínají uvažovat o vlastním řešení.
Obchodní proces je příliš specifický
Každé odvětví má svá pravidla. Výrobní společnosti, servisní organizace nebo firmy působící v regulovaných oborech často potřebují více schvalovacích kroků, vlastní workflow nebo specifickou evidenci zakázek.
Univerzální CRM systémy sice umožňují určité úpravy, ale často je nutné přizpůsobovat firemní proces možnostem aplikace místo toho, aby se aplikace přizpůsobila firmě.
Roste počet propojených systémů
CRM dnes obvykle není jediným softwarem, který firma používá. Potřebuje komunikovat s účetnictvím, ERP, docházkovým systémem, marketingovými nástroji nebo e-shopem na míru.
Každé další propojení může znamenat využití externího konektoru, který zvyšuje náklady, komplikuje správu a při změnách jednotlivých systémů vyžaduje další úpravy.
Licenční náklady začínají být vysoké
Většina komerčních CRM systémů využívá licenční model podle počtu uživatelů. Zatímco u menšího týmu jde o přijatelnou částku, u desítek zaměstnanců mohou roční náklady výrazně narůstat.
V určité fázi se proto vyplatí porovnat dlouhodobé licenční poplatky s investicí do vlastního řešení.
Co znamená CRM na míru v praxi
CRM na míru neznamená vytvářet software od nuly bez ověřených principů. Základní funkce, jako je evidence zákazníků, obchodních případů nebo historie komunikace, zůstávají podobné napříč většinou firem.
Největší přidanou hodnotou je možnost přizpůsobit systém skutečnému fungování společnosti. Workflow, schvalovací procesy, automatické notifikace, oprávnění uživatelů nebo manažerské reporty odpovídají reálným potřebám firmy, nikoli možnostem univerzální šablony.
Součástí řešení mohou být také webové aplikace na míru, které propojí CRM s dalšími firemními systémy a odstraní ruční přepisování dat.
Jak poznat, že je čas uvažovat o vlastním řešení
Existuje několik signálů, které naznačují, že současný CRM systém přestává firmě vyhovovat.
- zaměstnanci si vedou vlastní evidence v Excelu,
- část komunikace probíhá mimo CRM v e-mailech nebo poznámkách,
- obchodní proces obsahuje kroky, které systém neumí pokrýt,
- propojení s dalšími aplikacemi je složité nebo nespolehlivé,
- licenční poplatky každoročně výrazně rostou.
Pokud se objevuje několik těchto situací současně, problém většinou nespočívá v uživatelích, ale v tom, že systém už neodpovídá aktuálním potřebám firmy.
Nejde o výměnu CRM, ale o efektivnější práci
Cílem vlastního řešení není mít více funkcí než konkurence. Důležité je odstranit zbytečné kroky, zrychlit práci obchodního týmu a zajistit, aby zaměstnanci pracovali s jedním zdrojem aktuálních informací.
Správně navržené CRM na míru dokáže propojit obchod, marketing, zákaznickou podporu i vedení společnosti. Výsledkem je lepší přehled o obchodních příležitostech, kvalitnější rozhodování a méně administrativy.
Technologie by se měla přizpůsobit firmě, ne naopak
Při rozhodování mezi hotovým CRM a vlastním řešením není nejdůležitější velikost firmy ani počet zaměstnanců. Klíčové je, zda software podporuje vaše obchodní procesy, nebo je naopak omezuje.
Pokud současný systém funguje a pokrývá všechny důležité potřeby, není důvod jej měnit. Jestliže ale zaměstnanci pravidelně hledají cesty, jak jeho omezení obejít, může být investice do CRM na míru krokem, který firmě ušetří čas, sníží provozní náklady a vytvoří prostor pro další růst.
